風家 代表 林 恵美子

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Category: ファイリング(資料の整理)

ファイリング ( 紙類の整理収納 )の見直し♪(4)収納編 

 

ご訪問有り難うございます。

あなたらしい人生を応援する

整理収納アドバイザー林 恵美子です

 

ファイリング(紙類の整理収納)ですが、

1、減らして、2、分けて、3、ラベリングの流れから、

最後は、しまう(収納)内容を書きたかったのですが、

前回のラベリングのブログを書いてから、

かなりな時間が経ってしまいました (^^;;

 

以前かいたブログはこちら↓をご覧くださいね

1、減らす編

2、分ける編

3、ラベリング編

 

 

紙類などの収納は、

いくつか方法がありますが、

今回は、すべてファイルボックスを使用する場所の見直しでしたので、

そのファイルボックスについて、少し書きたいと思います。

 

ファイルボックスといえば、紙製が多いと思います。

私自身も、紙を収納するのには、

軽くて、値段もお手ごろで、使いやすくて、紙と相性のいい

紙製がいいと思っています。

 

ですが、今回は紙製ではなく、塩化ビニール製の

こちらの、ビュローファイルボックスにしました!

 

ファイル2Collage_Fotor

 

 

というのは、8年間、ずっと同じ紙製のファイルボックスを使用していたので、

ちょっと気分を変えてみたい、

そして、おしゃれなこのファイルボックスを使ってみたい!と

単純にそれだけの理由で、こちらの商品にしました〜^^

 

ただ、値段が高かったので、

まずは最初1つ買って、商品の確認をした後、

数回に分けて購入しました(≧∇≦)

 

紙製ではないですが、

こちらのファイルボックスも、

使わなくなったら、たたんでしまうことができます。

 

ファイリング 2017

 

 

そしてもう一つ、

ファイルボックスを選ぶときに、私が重視するのは、

表側に手を入れて、出し入れできる穴があること。

 

ファイリング2017

 

 

紙製のファイルボックスには、ほとんどついていますが、

例えば、無印のポリプロピレンのファイルボックスの場合は、

側面に手を入れる穴がついていません。

 

画像をお借りしています

4547315556366_180

 

この無印のファイルボックスは、

とても頑丈で、収納グッズとしては、私もとても気に入っています。

ですが、穴が側面にないので、

資料など、紙類を度々出し入れするには、

使いづらさを感じてしまうため、

紙類の資料の収納グッズとしては使っていないのです。

 

 

ちなみに、10年位前に購入した、

無印良品のポリプロピレンのハンギングフォルダー用のファイルボックスは、

今でも使っていますが、

ここには、使用頻度の低い書類を収納しています。

 

IMG_5848 

ファイリング2017

 

 

本来これは、ハンギングフォルダー用なので、

端がちょっと飛び出ています。

側面に穴はないですが、飛び出ている端を持つことができるので、

その部分を持ちながら、出し入れしています。

この商品、今は廃盤になっているみたいです。

 

 

そして最後ですが、

ファイルボックス底の、ビニールの一部分が、

最初のうちは硬いので、

出し入れすると、すれて引きずる音がしていました。

そこで、ファイルボックスの底裏に

家具用フェルト(写真↓オレンジ丸)をつけました!

 

ファイリング2017

 

ちょっとした事ですが、動きがスムーズになり、

ファイルボックスも家具も、傷がつかないので、一安心です。

 

 

今回の見直しは、

隙間時間を見つけながら、作業を行ってきましたが、

それなりに時間はかかっています。

 

日々の暮らしの中で、

いつもの生活にプラスアルファーで、

整理の作業を組み込むのは、

なかなか大変ですよね。

 

でも、ひたすら作業を終えた後の、

すっきりとした状態を想像することで、

完成に向かうことができました。

 

今は、大きな気がかりがなくなって、

本当にスッキリとした気分になっています。

 

このような気持ちを経験すればするほど、

大変な整理の作業を、モチベーションを保ちながら、

ゴールに向けて、乗り越えていけるのだな〜と、

あらためて思っています♪

 

 

最後までお読みいただき、ありがとうございましたm(_ _)m

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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2017年05月22日

ファイリング ( 紙類の整理収納 )の見直し♪(3)ラベリング編 

 

ご訪問有り難うございます。

あなたらしい人生を応援する

整理収納アドバイザー林 恵美子です。

 

ファイリングの話題が続いておりますが、

今回はラベリングです。

 

資料整理の場合は、

ラベリングは、欠かせません。

 

いかに、わかりやすいタイトルをつけるかがポイントになり、

それによって、その後の紙類の置き場所に迷わないファイリングになります。

 

フォルダーに貼るラベルは、

FAMSの製品を、小野先生より購入しているのですが、

今回、このラベリングにかなり手こずりました。

 

こちら(5色×2シート)

ファイリング2017

 

 

ラベルに手書きで書くのが、一番素早くできると思います。

 

ですが、統一性をもたせて、綺麗に仕上げたいと思うと、

やはりパソコンやテプラに頼らなければなりません。

(最近は、もっと様々な商品が出てきているようですが)

 

まずは、どの字体で、どれくらいのフォントサイズにするのか、迷いました。

パソコンで作成したラベルは、Macに入っているヒラギノ角ゴシックW5にします。

テプラで作ったラベルは、ゴシック太で作りました。

 

何が大変だったかというと、パソコンで作成するラベルの印刷でした。

こちらは過去に、このラベルが印刷できるように、

エクセルでデーターを作っていたので、

文字を入れ込んだら、うまく印刷できるはずでした。

 

ですが、データを作った時が、パソコンがwindowsで

今はMacのせいかわかりませんが、

印刷をすればするほど、文字の位置がずれてくるのです。

そして、中央揃えにしているはずなのに、

なぜか左寄り、右寄りになってしまいます。

 

結局、だましだましで作りましたが、

時間が予想以上にかかってしまいました〜〜〜(^^;;

 

コクヨとかでも、ファイルフォルダー用のラベルが売っているようで、

こちらは、データーをダウンロードできるみたいです。

(ただしラベルは1色ずつの販売みたいです)

 

テプラを持っている場合は、

テプラで文字を印刷して、それをラベルに貼る方法もありますね。

資料によっては、このパターンで作成したものもありました。

 

 

ところで、ラベルが色分けされているのですが↓

 

ファイリング2017

 

色分けは、以前ファイリングを学んだ時に、

同じカテゴリー(中分類)同士は、同じ色ということだったので、

そのように色で分けています。

 

一般家庭であるならば、

そこまで色分けしなくてもいいかと思いますが、

以前セミナーをやった時に、

色分けしたら、もっとわかりやすくなったという意見があったので、

頑張ってみよう!と思うなら、色分けはおすすめです!

 

 

ファイルボックスのラベリングは、

この3パターンで作っています。

 

2Collage_Fotor

 

一番下のラベルは、パソコンでデータ入力して作っていますが、

(小野先生から教わった方法です)

上の2つはテプラで、24mm幅の貼ってはがせるラベルを使用しています。

 

 

ラベリングは、こだわりすぎると時間がかかるし、

さっと手書きして、自分がわかればいいと思えば、

そちらの方が、断然楽に、早くできると思います。

 

まずは、自分がどのような完成形を望むのか、

考えてみてくださいね。

 

私が行ったのは、一つのやり方です。

はっきり言って、見栄えにこだわってます!(笑)

 

なので、このようにしなければならない訳ではなく、

自分がかけられる時間に合わせて、

資料などが見つけやすいラベリングをしてもらえればいいと思います♪

 

 

++++++

次回は、ファイルボックスについて書きます。

ファイリングの見直しブログの最後となります〜♪(*^^*)

 

 

 

 

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2017年04月24日

ファイリング ( 紙類の整理収納 )の見直し♪(2)分ける

 

ご訪問有り難うございます。

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整理収納アドバイザー林 恵美子です

 

ファイリングで難しいな〜と思うことの一つに

分ける(分類)というのがあるのではないでしょうか!?

 

どのように資料を分けたらいいのでしょうか?

私もこの”分ける”が、とても苦手でした。

 

基本は、自分が普段から集めている情報関連の紙類をみながら、

内容が似ているモノ、関係が深いモノ同士を、

まとめていくのですが、

慣れないと、これがとても大変な作業になってきます。

 

手持ちの資料は、人によって様々なので、

自分なりの、わかりやすいまとめ方を、

色々と試して、見つけ出すことが大事ではないでしょうか。

 

私の場合、

今回の作業では、家庭や暮らし関連の資料などは、

変化がなかったので、ほとんど見直さずにすみました。

 

ですが、仕事に関連する文書は、

8年前とは、内容が変わってきているので、

今の状況に合わせた分け方に、変更が必要でした。

 

その一つが、セミナーに関連する資料です。

 

8年前に初めてファイリングを行った時は、

ご指導頂いた小野裕子先生から教わった通りに、

下の写真↓にあるファイル分類表を作りました。

 

ファイリング2017

 

 

当時は、セミナーの内容は、

4分類くらいしか、わけていなかったですね。

(赤枠内の部分です)

 

ですがその後、様々なセミナーを行っていく中で、

どこに入れたらいいのか、迷ってしまう内容の、

行き場のない資料などが増えてきました。

 

例えば、整理収納アドバイザーの仲間と、

セミナー内容の情報交換をしていたので、

その資料がたまったりと、

持つべき資料の内容も、

時と共に、大きく変わっていったのです。

 

なので今回は、それらの参考資料を見つけやすくするために、

テーマ別に分類したファイルを作りました。

 

ファイリング2017

 

 

このように、今の状況に合った分類をする事によって、

行き場のない資料がなくなり、見つけやすくもなります。

 

最初の写真の、ファイル分類表は、

整理収納を仕事として、やっていきたいと思っていたので、

かなり細かく書いていますが、

一般的なご家庭だと、

ここまでしなくてもいいと思います。

 

ですが最初は、ざっくりでも、

いちど、ファイリングしたい資料の内容を、書き留める事によって、

思考も整理されて、すっきりと片付いていくと思います。

 

今回は、このような表は作らず、

頭の中で整理しながら行っていきました。

分ける事も、以前よりスムーズにできるようになったな〜と、

嬉しく感じましたね!

 

 

ところで、今までファイルフォルダー(紙を挟んでいるファイル)は、

紙製のモノを使っていましたが、

今回は、それだけではなく、

こちら↓のプラスチック系のモノを使ってみる事に。

 

コクヨ個別フォルダーPP製

 

紙製よりも、値段は少しはりますが、

しっかりしていて、

静電気も問題ないようです。

 

これまで頻繁に出し入れしていた、紙のフォルダーが、

かなりボロボロになってしまっていたので、

(8年も使い続けていたら、そうなりますけどね〜)

今回、こちらの商品を使う事を、チャレンジ!?してみようと思いました^^

 

ファイリング2017

 

 

次は、ラベリングに関するブログを書きますね。

 

 

 

 

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